活動新聞 | 一家活動公司如何成功完成一場MICE性質的IFCBA國際大會

     上個月16日至21日,國際報關協會在上海舉辦了2016報關國際年會,來自20多個不同國家, 500多位全球來賓齊聚一堂,30多位領導嘉賓作重要演講,會議持續五天,全程中、英、日、葡四種語言進行會議同傳,上海市副市長、楊浦區政府領導、海關總署署長、均出席開幕式,大會流程包括三天的主會場會議、一天理事會會議、兩場招待晚宴、半天企業交流會、一場浦江夜游、一天蘇州旅游、多場簽約、會晤、考察、招待等等近十多項大會及大會周邊活動,吸引了20多家主流媒體現場報道,央視新聞直播間更是進行了主題報道。          

這樣一場全球性的會議,內容之多、范圍之廣,實屬一場典型的MICE性質的國際大會,或許你會想,是誰籌備和策劃了這場大會?一定是一家經驗豐富的MICE公司吧?又或者是一家知名的公關公司?還是一家牛逼的廣告公司?

NoNoNo,其實最終這場大會,是由一家專業的活動公司,全權代理了整個大會的籌備、策劃和執行。

首先還是先來給大家科普一下:什么是IFCBA會議?

IFCBA國際會議,是國際報關同盟組織每年一度的全球性國際年會,國際報關同盟簡稱IFCBA,上一次大規模舉辦是在2014年的韓國首爾,今年5月在上海是首次在中國舉辦,同時也是國際報關行業會議中參會人數最多、規格最高、范圍最廣、內容最豐富、形式最多樣的一屆盛會,,本次大會由IFCBA國際報關協會、CCBA中國報關協會主辦,上海欣海報關有限公司承辦,多家贊助商共同協辦,活動管家作為本次大會的代理方,全權代理了本次會議的統籌策劃、供應商管理、財務管理、會務執行等大會活動內容,并且順利完成。

從初次接洽再到方案執行,整個會議籌備期長達9個月之久,活動管家作為本次大會的代理方,代理工作不僅僅只包含會務活動,還涉及到了參會者報名、繳費、財務管理、酒店入住接待、VIP接待、外賓接待、贊助商權宜、接送機、旅游、翻譯等等各項大會周邊,在這期間經歷了好幾次方案更改、供應商更換、設計改動項目變更,不得不說這確實是一場名副其實的國際性MICE會議,而我們作為一家重度垂直做活動的公司,代理的很多服務項目其實都超出了我們的服務能力范疇。 

可為什么我們還是會成為這次大會的代理方?主辦方為什么會選擇我們?我們的優勢在哪里?籌備中又遇到過哪些問題?活動公司到底能不能駕馭MICE大行業范疇?活動管家到底靠不靠譜? 

為此,讓我們來一個會議籌備的大回顧吧!接下來小編將會以不同的階段分別闡述整個項目的籌備過程,帶大家一同走進“一家活動公司是如何成功完成一場MICE性質的國際大會”背后的故事。

 

一、 接洽初期。關鍵詞:快速、積極、主動

首先,是接洽初期,每一個案子在接洽初期時,其實都是需要項目管理者用心對待的,就好像男女第一次見面,第一印象非常重要,它潛在的決定了客戶對你專業度和響應度的第一感受,甚至在后期的方案對決PK當中非常加分。在本次大會的接洽初期,我們給出了三個重點關鍵詞:快速、積極、主動。

 

先說快速:20158月活動管家接到了這個項目,當時的項目訊息是:一家報關企業要做一個有外賓參會的大型會議,并且需要接送機和外地旅游的方案,需要一家有過涉外活動的會務公司做方案策劃并盡快報價。項目管理者在拿到客戶信息后就立刻跟客戶進行了電話溝通,當時跟客戶對接的是承辦方市場部的一位C先生,通過跟C先生的電話溝通,項目管理者立即在內心快速給這個項目做了三點定位:一、通過C先生對會議的描述和對會務公司的需求判斷,C先生為甲方公司的人員,二、這是一場國際性的高規格會議,會議要求一定遠遠不止會務活動這么簡單,三、既然客戶是從網絡廣告搜索到活動公司并要求提案和報價,那就說明客戶暫時沒有指定供應商,一定是有競標的機會的。

Tisp:服務性活動行業,“主動”一定是頭把撬開項目大門的鑰匙之一。

 

        再說積極:于是項目人就立即加了C先生的QQ,并開始根據他所描述的訊息,開始搜集客戶公司、國際報關協會、以及一切與報關相關的行業信息,再次進行第二次更詳盡的溝通,在這一次溝通中了解到C先生的上級是做會議統籌安排的,方案要經由C先生遞給他的上級G經理,再遞交給做決策的總經理,這是項目人了解到的很重要的一個客戶訊息,了解到這一點后,我們在后期方案策劃中也一直積極的跟C先生保持溝通的頻率,希望能夠得到他上級的準確反饋。

    Tisp:積極啊各位,你不搶先一定有人搶在你前面,客戶一定是多家選擇,優先擇錄,但積極不一定是要時常聯系客戶,而是積極尋求項目訊息,找合適點與客戶一直保持溝通。

 

        第三點主動:在了解到這些準確的信息后,項目人主動跟上級們匯報了這些訊息,并且希望他們能夠重視這個項目,并在方案制作上請團隊重點對待,于是一個活動小組迅速組成,并在很短的時間內就完成了會議主KV設計和方案流程規劃,方案完成非常完整,并且效率非常高。

Tisp:你看,正因為我們快速響應了客戶,積極的跟進和溝通,并主動形成團隊討論協商,讓我們在當時同時提供代理服務的各家服務商PK中,第一輪第一個提交了并且是最完整的首個方案,正是這一點讓客戶印象很好,并非常清晰的記住了我們。

 

二、 方案策劃與報價。關鍵詞:方案抓重點、報價顯優勢

說到方案與報價,正是一個項目的靈魂,它直接決定了整個活動的走向和氣場,好的方案策劃和精準的報價,會讓客戶在活動籌備前期的時候就能夠完全信任你的專業度,并在活動理解上與你達成一致,哪怕后期再做修改調整,客戶與你都是在同一個緯度在進行溝通與交流。在本次大會的方案策劃與報價中,我們給出的兩個重點關鍵詞是:方案抓重點,報價顯優勢。

 

先說方案抓重點:在方案制作的過程中,我們除了拿手的大會氛圍設計和會務流程安排之外,當時客戶的重點在于接送機安排和蘇杭旅游這兩塊方案,由于這不是我們的強項,所以我們直接請到長期合作方的旅游第三方來代理旅游項目,所以在當時的方案制作當中,旅游這一塊我作了重點制作和推薦,并且明確說明是由專業的第三方供應商來代理,給到客戶他最想要看到的方案細節和供應商推薦。

Tisp:其實不一定要大包大攬,專業的人做專業的事,你既然是做垂直活動的,那么旅游這一塊一定不是你的強項,與其包下整個攤子,不如分出幾塊,給到最適合的行業同伴一起干,既省力又穩妥。

 

第二點報價顯優勢:由于這場會議的知名度,當時競標的行業公司不在少數,在報價制作時我們進行了多天會議的成本核算,同時也將報價原則定在了要有一定優惠價格的原則上,因為我們清楚我們的優勢不在于MICE活動經驗,所以必須要在價格方面給到客戶最大的空間,讓我們的優勢能夠在最大程度上放大。而這一點也在日后的提案過程當中也確實爭得了不少分數。

Tisp:不得不說,價格仍然是所有行業最能左右客戶的籌碼啊,特別是活動行業,傳統的成本核算和報價潛規劃已經快要跟不上這個行業發展的步伐,盡快找出最有利的辦法替你的客戶省錢,才是打破傳統的最佳利器。

 

三、 提案與跟進。關鍵詞:準備充分、角色變換、態度誠懇、不放棄

最漫長的過程之一,就是接下來的提案與跟進了。在近四個月的合同敲定前期,我們經歷了幾次大起大落,幾經覺得快要提案成功卻又失之交臂,正要心灰意冷時又柳暗花明,回觀歷程,其實是場特別有意思的活動收獲。在這里我們給出四個詞匯:準備充分、角色變換、態度誠懇、不放棄。

 

先說準備充分:大的提案我們總共進行了兩輪,兩輪提案我們都慎重對待并準備充分,并且我們也分別在各個大大小小的會議中,根據會議需要,分別“征用”了公司的各位總監和團隊一同前往,目的也在于想讓客戶知道我們的團隊優勢以及重視程度。

Tisp:團隊也不能一直躲在幕后,像這樣的大會籌備,例如設計或執行需求上進行到了一定深度時,一定是需要團隊中的負責人和客戶面對面溝通的,如果可以,在準備充分的情況下,在籌備初期就以團隊成員出擊,一個好漢三個幫,多人頭腦風暴一定比單打獨斗強。

 

接下來說到角色變換:整個方案在提案的過程是比較漫長的,從提案到敲定合作,中間經歷了好幾個月,回觀過程,其實我們的角色經歷了幾次大的變更,從一開始的全權代理,到中途的推薦其他供應商代理,再到最后的全權代理,雖然角色幾經變更,但是究其根源,在角色變化的過程當中,我們是始終站在客戶的角度去考慮并推薦的。

Tisp:誰都想做全權代理,但是若能站在更高點來考量:一、誰來做這個全權代理更專業更合適?二、誰來做這個全權代理為客戶更省成本?當我們在真的為客戶考慮這個問題的時候,其實已經體現了我們的專業和用心,客戶當然能感受到。

 

接下來是態度誠懇:我們是一家專業的活動公司,但是本次大會的性質其實遠超于我們公司的業務范疇,它囊括了太多MICE行業的眾多專業領域,我們在提案的過程當中,也遇到了很多強勁的對手,但是在這期間,我們還是始終高度響應,積極配合客戶的各種會議要求,包括客戶來公司考察,我們也提前做好準備工作,并請部分合作方和供應商過來一同與客戶開會討論。

Tisp:沒有人會討厭一個態度認真,誠懇做事的服務商,即便你的經驗可能會差那么一點,但只要主體服務是專業的,態度誠懇去爭取,哪怕這次沒有成功,下次客戶也會想起你啊。

 

最后是不放棄:其實提案到敲定的最后一個月的時候,客戶已經通過前幾個月籌備,成立了他們內部的大會工作組,在第三方的選擇上,也有了眾多專業公司的選擇,在冷落了我們大概2個月左右之后,當時我們已經認為不太有希望爭取得到這個項目了,所以后來專門我們發了一封感謝郵件給到客戶,感謝她在提案過程當中對我們的信任,并希望她能夠順利找到供應商并圓滿完成會議,在這封郵件發出之后,客戶很快回了郵件表示感謝并希望有機會合作,于是我們又繼續跟進,得知客戶仍未選定第三方,在我們不斷繼續的跟進后,最終終于在2015年年底基本敲定了合作意向。

Tisp:放棄特別容易,但加上個“不”字,就如同上坡路一般,一念覺得累停下,也許就真的差那么幾步你就登不了頂?;顒赢斨械母M期就像上坡,別怕坡長,只要不放棄的跟進,才有機會登頂。

 

四、 籌備期。關鍵詞:全局觀、贊助商權宜、時間推進表

籌備期,最漫長的活動過程之二,由于籌備事宜太多,所以我們挑選了三個比較有代表性的,不同于一般活動公司籌備重點的關鍵詞:全局觀、贊助商權宜、時間推進表。

 

先說全局觀:在敲定了合作意向后,我們與客戶開過幾次會議,每次會議下來都覺得挫敗感十足,因為在去之前我們認為已經準備的很充分了,可是會議中討論的事宜遠遠超出我們的準備,兩次會議下來,我們意識到以往的工作活動習慣讓我們只關注到活動本身,而我們這次的角色是大會全權代理,是要涉及到大會以及大會周邊的所有事宜,我們必須要站在更高的層面去考慮問題,并給到客戶更專業的建議。所以我們立即轉變垂直活動籌備的固有思維,在后面的籌備過程當中,一邊做會務活動的推進事宜,一邊做各種會議周邊籌備計劃,包含了大會的主體統籌與所有供應商統籌,將這些都寫入計劃書和方案推進表,并統籌起來給到客戶選擇,總體來說,就是把所有供應商需要考慮的問題都要裝到腦子里,并且落地到實際的執行表單當中去。

Tisp:活動公司的服務理念是活動本身,而一場MICE活動涵蓋的東西不止活動主體,還包含了好多活動周邊,在籌備過程中,若沒有全局觀,是沒辦法推進活動及活動周邊事宜的。

 

再說贊助商權宜:在贊助商權宜上,本次大會在各個環節都有贊助商贊助,贊助總費用也達到了近100多萬,比重非常大的,如此多的贊助商權宜安排,活動公司如何做到專業有序的統籌和安排?我們給出的建議是:一、梳理。在招商初期,一般在招商初期,主辦方是迷茫的,有的主辦方有資源,有的沒有資源,例如這一次的主辦方是有較豐富的資源,但是不知道該如何調用和爭取,所以我們先要搞清楚主辦方有哪些資源,然后我們幫助他們做一下招商資源的梳理,再給到他們合理的建議;二、整合。根據大會的會務規模和資源整合,協助主辦方擬定一套可以落地的贊助商權宜,“可以落地”非常重要,因為在這一點上是跟大會的會務籌備是同步的,也就是說前期的規劃贊助商權宜的時候,就要考慮到這些權宜可否落地,并且要考慮到權宜的費用高低與權宜的落地需要匹配;三、敲定。在招商的推動過程當中,要根據贊助商實際情況的逐一敲定,完善贊助商落地權宜的細節,本次活動中在現場中也出現了一些贊助商權宜落地不完善的細節錯誤,也是因為在前期的推動敲定當中沒有做完善;四、落實。盡早跟贊助商對接,例如展商資料、會刊內頁資料、等等有關設計方面的對接越早越好,做一個贊助商權宜落地細節表,使得主辦方也能夠有足夠的時間與贊助商溝通,也能爭取到更多的贊助商。

Tisp:最好專門分一個小組來對接贊助商權宜,這涉及到前期規劃和后期落地執行,是一項復雜的統籌工作,贊助費超100萬的大會需要成立贊助商工作小組,專門服務贊助商對接。

 

再者是時間推進表:在時間推進表這個表單制作上,經歷了好幾個大的改動,首先,我們之前傳統的時間推進表是完全不能滿足這次大會的籌備要求的,因為完全 是從會務角度出發,所以在跟客戶幾次的溝通會議下來,最終由客戶主導,出了一版全面版的會議所有事項時間推進表,這里面包含了會議各方的籌備事項和推進時間點,人員方面涵蓋了欣海會務組、獨秀會務組、翻譯人員、志愿者、等等其他所有供應商。

Tisp:由此我們可以總結出,在這樣的MICE性質大會的籌備初期,我們不需要制作太過詳細和偏現場的事項推進,而是要羅列出大會在籌備期的大事件推進點及事件負責人,在后期籌備的推進當中,逐漸將大事件明細化,拆分為一個個事項,逐一推進,要告訴并引導客戶,在每一個階段的事件推進重點是不一樣的,總結一句話,每一個時間推進階段都有側重點,初期抓全局重點,中期抓負責人推進,后期抓現場細節。

 

五、 執行期。關鍵詞:國際化、VIP、掌控力、應變能力

終于來到了大會的現場執行期,這簡直就是一場戰斗,但對熱愛活動的小伙伴們來說,又是一場盛宴。因為每天都在見證著前期的策劃和籌備變成現實。我們針對這場MICE性質的會議,總結了四個關鍵詞:國際化、VIP、掌控力、應變能力。

 

第一點國際化會議:本次會議來賓有一半是外賓,并且有四種語言同步會議,所以這需要會務組考慮到一個非常重要的問題,就是在會務的方方面面,都要考慮到國際慣例,比如:參會的20多個國家代表的座位排列順序需要按什么標準?來賓簽到時身份的識別如何規劃?餐飲的安排要考慮到宗教信仰?每一個國家的語言語種都要考慮周全?這里舉一個失誤的小例子:參會人員的證件我們在前期分為了VIP嘉賓(Guests)和參會者(Visitors),旨在把領導和參會者區分開,但是在第一天簽到時遇到了來參會的外賓,認為他不能帶普通參會證,也就Visitors,單詞直譯過來是外訪者,但在我們這里是把他規為了參會者。產生這樣的問題是因為我們沒有站在國際會議的角度去考慮會議細節。

Tisp:國際會議一定需要嚴謹的外語指導,在會議的方方面面都需要體現。

 

第二點VIP接待:本次會議的VIP主要有這樣幾類:政府領導、協會領導、企業領導、重要外賓。這樣的組成使得所有的VIP服務都要圍繞一個主題:誰為主導?這體現在會議的方方面面,會談會晤、各國會見、簽署協議、等等,在這些活動中,領導的級別,桌次的擺放,禮儀的指引,都需要根據“誰為主導”來展開一系列的安排,主線領導的時間與動線安排出來后,其他的人員安排全部依次開來,主線領導的流程清晰暢通了,VIP接待的常規要求照做就沒問題了。

Tisp:不是每場有VIP的會議都是這么安排,需要根據當下的實際情況進行調整。穩妥的建議是:企業方聽協會方,協會方聽領導方,領導方會依活動主題安排與主辦方協商,而我們活動方則需要聽主辦方和承辦方。

 

第三點掌控力:聽起來是個很虛的詞,但這詞若要放在在活動現場當中解釋,那必定是:抓清活動現場重點的能力。作為項目管理人,你一定要清楚的知道今天這一場活動當中,最重要的那幾個點在哪里?并且預見到這幾點可能會出現的問題?然后做好備案并安排好執行人員分別管控這幾個點。在會議現場項目負責人一定是滿場“游走”,但會在每一個重要的點的時刻出現,確保重點流程不出錯。

Tisp:有強大掌控力的前提是:流程內容已爛熟于胸,專業知識已裝在腦中。

 

第四點應變能力:沒有人是機器貓小叮當,但是活動現場有時候真就需要這樣的能力,客戶的要求無非兩點:快速的,滿足他。所以,活動管家的建議是,一、多想。多想客戶想的那個點,甚至超出他想的,你覺得會出錯的或會更改的,那99%都會。二、多做。提前把備案做好,積極的想辦法,就算你覺得無法完成,但也要去做,因為客戶要的不是“對不起我辦不到”,而是“好的我盡力想辦法”。

Tisp:小叮當也有做不到的時候,但如果可以在前期多充分考慮,最好別做小叮當,緊急補救成功對于一個專業的項目管理人并不是件值得炫耀的事兒。

 

以上就是活動管家作為一家重度作垂直活動的公司,在歷經了9個月的史上最漫長活動籌劃過程后,成功完成了一場MICE性質的國際大會的一些感想,愿給那些想要完美籌劃大型MICE活動的專業活動人們一些經驗,也讓大家相信,活動公司也能做MICE。

 

 

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