活動新聞 | 史上最全的公關活動操作指南(上),值得收藏

     我們在給客戶做公關活動策劃之前,一般會對客戶的企業形象,企業的現狀進行分析了解,并進行診斷,然后再明確公關活動的可行性和操作性。最終再出項目整體方案,那我們在和客戶溝通項目時應該是什么樣的操作流程呢?

 

一、了解活動基本信息

二、場地推薦指數

三、確認活動主題

四、借助媒體傳播

五、活動創意點

六、活動流程策劃

七、活動預算統計

八、活動應急預案

 

經常會有很多客戶爸爸跑上來就說我要做一場公關活動,然并卵,基本上很多活動信息并沒有給到我們,所以在辦公關活動前期請一定要清楚這幾個問題。

舉辦公關活動的目的是什么?推廣品牌知名度還是產品的推介會?

什么時候舉辦這場活動?

要在一天中的那個時間段舉辦活動?上午的10點以后還是下午的2點以后?

參與的對象是誰?客戶還是媒體記者?

想在什么類型的場地舉辦?高端大氣上檔次還是低調奢侈內涵?

活動的大概預算是多少?

 

一、了解活動基本信息

當以上信息全部落實之后,需要客戶把這些信息給到我們,然后我們根據這些信息去做相對應的策劃方案,我們拿到手的活動基本信息越充足,那么制作出來的方案就會越貼近客戶的需求。

 

二、場地推薦指數

   根據客戶的活動類型再去尋找場地,例如一般發布會都會選擇在五星級酒店舉辦,那我們就推薦五星級酒店,會議廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數、燈下高度都需要知道的一清二楚,我們在找場地的同時一般都會多準備幾家,甚至用推薦指數來標明哪家五星級酒店的服務最高,最匹配此次活動。

 

三、確認活動主題

活動主題是針對活動內容本身的高度概括,它對整體活動的本身起到一個很重要的引導作用,能讓參與的嘉賓,也就是參會對象對這次活動理解的程度,如果連參會對象都不知道你的活動主題想表達什么?那說明這次活動的舉辦肯定是失敗的,所以一個好的活動主題對公關活動的成敗至關重要,好的活動主題能易于傳播,讓活動效果最大化。

要確認活動的主題首先得提煉公關活動的賣點是什么?然后根據活動的目標和參會對象進行優化,總之活動主題一定要突出本次活動的特色。

 

四、借助媒體傳播

隨著互聯網的快速發展,會議經濟也占據了一席之地,各種類型的活動都希望借助傳媒、新媒以及網紅、KOL等名人資源來宣傳活動,有時候從舉辦活動本身來說線上帶來的效果往往比線下還要好,因為現在智能手機在國內已經普及,很多用戶都是網上獲取信息和查閱喜歡看的內容。那么就有了現在的數字化活動,一場公關活動肯定是需要借助媒體來傳播的,首先得確認邀請哪些媒體、名人到現場參加,哪些媒體只需要線上發通稿即可。然后是否需要現場直播互動以及網紅直播。目前這些玩法在很多活動中都能看到。甚至活動預算充足的

話可以投放一些微信大號。關于媒體傳播這塊的詳細解讀可以點擊鏈接查看。

 

五、活動創意點

    創意是公關活動整體的紐帶,是讓品牌和消費者能形成相互了解的一個橋梁,對于一個品牌來說,一場公關活動如何沒有好的創意點,那么也就沒有新聞話題和亮點;小編把公關活動的創意點大致可以分為3種;

1、策略創意:一般大型公司都會有自己的全年公關策略計劃,公關活動只是其中的一小塊,在想公關活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的的公關策略來進行,然后再進行整體性的創意思路。

2、形式創意:形式創意包括“發布會、項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等”等等。

3、執行創意:執行創意是比較關鍵的一步,包括針對活動現場的空間展示、舞美設計以及平面設計、活動環節亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現,例如最近比較流行的AR、VR技術就可以融入到活動現場中去。讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌,活動現場的亮點有深刻的影響,并形成口碑上的傳播。

 

例如:今年的2月份活動管家給金伯利鉆石策劃了一場時尚頂級晚宴+新品發布會,本次年會以“新高度、拓格局、耀未來”為主題來進行,著重突出“耀”,所以在開場儀式上作為金伯利全新制作的廣告片(月光女神)現場震撼發布,更讓人意想不到的是月光女神當中的女主角升降至現場,佩戴價值1.26億元的25克拉稀世奇鉆走秀,驚艷全場,演繹現實版耀世而來的“月光女神”,使整個秀場光芒萬丈、美輪美奐,散發無限魅力!

 

活動創意其實最后拼的是活動執行力和細節。很多活動公司做創意提案是想象很完美,現場執行卻大相徑庭。“創意很豐滿、執行很骨干”。效果圖,創意提案,都很漂亮,能不能兌現再說。行業所需,任何一個道具,展示細節都要很有質感和精美,現場客戶往往在細的地方,挑剔你,你就很被動?;顒觿撘猸h節如何執行不當,后果可想而知。

 

六、活動流程策劃

      當所有的公關活動需要的物料全部設計并制作成功,接下來在活動前期就要完成現場的搭建工作以及展示區的布置,以及活動開始前的彩排和檢查工作,當一切工作就緒之后,活動將正式開始,一般公關活動流程分為以下幾點;

1、嘉賓簽到入場

2、主持人開場白

3、領導發言致辭

4、產品的發布及演講

5、啟動儀式

6、嘉賓合影

7、晚宴以及表演節目

 

七、活動預算統計

舉辦一場成功的公關活動,首先要知道活動的預算以及總體的預算投入費用,一般來說,活動預算要么由主辦方提前告訴活動公司,活動公司根據主辦方的預算來進行活動的策劃和可執行性,還有一種情況就是主辦方給不出預估的活動預算,需要活動公司自行報價。

 

不管主辦方是否有給出實際的預算,我們都需要給出一份詳細的活動報價清單;里面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等。而且預算清單一定要一目了解,關于一場像樣的公關活動到底該如何做預算,活動管家之前就寫過,請點擊文章。。。

 

八、活動應急預案

應急預案一般只會在大型的公關活動當中出現,參會人數達到1000人以上,百人規模的活動基本沒出現事故,反之千人以上的活動經常會出現,例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動現場打架事件等等,從活動公司專業角度來說,無論活動規模的大小都需要出一份應急預算并且有完整的執行下去。

1、活動預警:在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預報情況,根據實際的情況,對室外的活動進行適當的調整或延期,如果是內場活動,可以在活動前一天給到會的嘉賓發天氣情況的訊息。

2、場地消防:與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位,是否有緊急疏導人流出口。

3、醫療預案:在活動現場準備醫療箱,準備一些常規的藥品和創可貼以及紗布等等。

 

做活動就要防患于未然,作為活動的負責人一定要想到一切可能發生的點,不能等到發生了才后悔莫及,因為做活動不是拍電影,沒有補救的余地,所以多看多做多想就對了。

 

公關活動操作指南下待續......

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